Bagaimana Bisa Memaksimalkan Produktifitas Tim Dengan Remote Working?
“Mustahil! Bagaimana caramu melakukannya?”
Diartikel saya sebelumnya, saya menuliskan mengenai efektifkah bagi startup atau tim kamu dengan mempraktekkan remote working. Di artikel ini, saya mencoba membahas lebih dalam bagaimana kamu bisa membangun kultur remote working tersebut dan memaksimalkan produktitivas tim kamu.
Yang pertama ingin saya beritahukan, tidak semua tim dalam perusahaan dapat melakukan pekerjaan dari jarak jauh atau remote working. Tim seperti customer service, HRD, finance, atau R&D dalam beberapa kondisi atau situasi tidak dapat melakukan pekerjaan secara remote karena fungsi dasarnya sendiri. Tapi tim seperti programmer, desainer, digital marketing, content writer, tim data, dan tim sales, sangat memungkinkan untuk dilakukan pekerjaan mereka darimana saja. Tentu saja kamu harus melihat dari sisi fundamental pekerjaan itu sendiri, untuk menentukan apakah memang bisa dilakukan secara remote atau tidak.
Kemudian yang harus kamu sadari, tidak semua orang memiliki disiplin dan motivasi intrinsik untuk bekerja keras dan menyelesaikan pekerjaan tanpa pengawasan langsung dan akuntabilitas yang muncul di kantor setiap hari. Bekerja secara remote memang mampu membuat anggota tim tergoda untuk tidur,bermalas-malasan, dan membuat fokus pekerjaan mengendur untuk beberapa orang yang tidak cocok dengan gaya bekerja dari jarak jauh. Kamu mungkin sudah tahu mana dari beberapa anggota tim kamu yang memiliki pengalaman bekerja dari dari jauh, tetapi beda halnya dengan anggota atau karyawan baru, hal ini mungkin jadi sedikit lebih rumit. Di sinilah referensi dapat menjadi sumber yang bagus untuk kamu menilai. Jika pelamar baru telah bekerja dari jarak jauh sebelumnya, kamu bisa hubungi referensi dia untuk melihat seberapa baik dia melakukan dan memenuhi kewajiban pekerjaan di lingkungan yang fleksibel.
Beberapa keuntungan dengan melakukan remote working adalah kamu bisa berhemat biaya (jika kamu mendirikan startup dengan dana yang terbatas), mengurangi tingkat stress anggota tim karena mereka bisa menyeimbangkan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan, serta membuat anggota tim menjadi lebih produktif. Untuk yang terakhir, mungkin kamu sendiri masih bertanya bagaimana bisa bekerja secara terpisah satu sama lain tanpa bertatap muka, mampu membuat tim kamu bekerja lebih produktif?
Kata kuncinya adalah ada pada kata produktif. Produktif sendiri bukan berarti harus terus menerus melakukan pekerjaan dikantor, berusaha supaya terlihat sibuk dan mendapatkan pujian atau kenaikan jabatan dari atasan. Bagi saya, produktif adalah dimana kamu menghasilkan sesuatu yang positif dalam bidang pekerjaan kamu dan mampu mendorong pertumbuhan bagi keseluruhan perusahaan, terlepas dari lokasi tempat kamu bekerja.
Untuk mencapai tingkat produktifitas yang kamu inginkan dari tim kamu, ada beberapa poin kunci yang harus kamu perhatikan dan lakukan dengan benar. Berikut poin-poin kunci tersebut:
1. Bangun sistem komunikasi yang baik
Seperti halnya membangun hubungan, bisnis, atau lainnya, komunikasi adalah kuncinya. Namun, tidak mudah ketika semua orang berada di tempat yang berbeda dan tidak bertemu secara fisik dengan satu dan yang lain. Untungnya, komunikasi yang baik dapat dilakukan melalui kombinasi alat dan proses. Kamu perlu membuat sistem komunikasi yang baik untuk tim kamu dengan metode dan alat yang tersedia saat ini.
Kamu bisa memanfaatkan video conference menggunakan beberapa tools seperti Skype atau Zoom yang memungkinkanmu dan tim mendapatkan pengalaman yang lebih terhubung secara mudah daripada panggilan telepon, dan memungkinkan semua anggota tim kamu untuk melihat wajah masing-masing dan mengamati bahasa tubuh mereka. Skype dan Zoom telah membuat konferensi video jauh lebih mudah saat ini, dan mulai banyak perusahaan yang menerapkan remote working memiliki kebijakan “kamera selalu aktif”. Kamu juga bisa menggunakan Slack, yang membuat komunikasi reguler antar tim menjadi mudah dan efisien serta mengurangi penggunaan email untuk internal antar tim. Slack memungkinkan alat perangkat lunak gratis lainnya untuk berintegrasi — memungkinkan tim kamu untuk memaksimalkan komunikasi satu sama lain.
Selain memanfaatkan beberapa alat seperti yang saya sebutkan diatas, kamu juga harus membuat proses komunikasi yang baik dan jelas untuk tim kamu. Proses ini adalah kerangka komunikasi yang diperlukan untuk mempertahankan arus komunikasi yang baik bagi tim. Kamu perlu dengan jelas mendefinisikan protokol komunikasi reguler dan menetapkan workflow ketika tim kamu bekerja secara remote dan harus dapat dikontak, dan pada media apa (Teks, telepon, dll) tim kamu bisa dihubungi. Sebagus apapun teknologi, tidak akan membantu kamu kecuali kamu memanfaatkannya dengan andal.
2. Membangun hubungan yang bermakna
Manusia adalah makhuk sosial, dan kita membutuhkan hubungan dengan makhluk sosial lainnya. Saat mengelola tim secara remote, penting bagi kamu untuk mengambil peran dalam setiap kesempatan untuk membuat dan membina hubungan yang nyata dengan tim kamu agar masing-masing anggota tim tidak merasa terisolasi dan merasa dikucilkan karena kamu tidak mampu membangun komunikasi yang baik dengan tim.
Menciptakan koneksi interpersonal yang otentik adalah tantangan besar bagi kamu dalam membangun lingkungan kerja yang terpisah secara fisik. Saya menyarankan kamu untuk memulai pertemuan one-on-one dengan masing-masing anggota maupun seluruh tim dengan memberi berita terbaru apa yang dilakukan setiap anggota. Kamu juga perlu mendorong semua anggota tim untuk berbagi lebih banyak cerita tentang diri mereka sendiri, mungkin berbagi kisah pribadi dari akhir pekan. Terakhir, setiap anggota harus menggunakan foto asli untuk profil mereka, bukan avatar.
Untuk membangun rasa keterhubungan dan kedekatan yang berarti dengan masing-masing anggota tim, kamu juga perlu menjadwalkan untuk bertemu secara fisik, entah itu setiap minggu, 2 minggu sekali, atau sebulan sekali. Perusahaan yang membangun tim secara remote yang sukses akan berfokus pada membangun kedekatan yang bermakna dengan membantu semua tim mereka agar bisa meluangkan waktu bersama dalam kehidupan nyata dan bukan hanya secara digital. Mungkin kamu bisa membuat acara makan malam bersama atau bisa juga mengadakan liburan bersama tim. Banyak hal yang bisa dilakukan agar kamu mampu membangun hubungan yang bermakna dengan tim remote working kamu.
3. Bangun tujuan yang jelas untuk tim (jangka pendek & panjang)
Menyelesaikan sebuah pekerjaan dan melibatkan tim yang bekerja secara remote adalah lebih dari sekedar menyelesaikan tugas-tugas kecil dan mengeceknya dari daftar progress yang sudah kamu buat. Sangatlah penting bagi tim kamu untuk menentukan tujuan baik jangka pendek dan panjang, untuk membangun dan mengomunikasikan apa yang perlu dicapai tim kamu.
Untuk semua anggota tim, baik yang bekerja dari kedai kopi, rumah, atau di kantor, menetapkan tujuan yang jelas dan dimonitor secara berkala akan memberikan motivasi yang kuat bagi tim kamu, tidak hanya dalam menyelesaikan pekerjaan individu mereka, tetapi juga dalam mencapai tujuan perusahaanmu secara keseluruhan. Setiap anggota tim pasti ingin merasa mereka berkontribusi pada tujuan yang lebih besar. Gambaran mengenai tujuan jangka pendek dan panjang yang jelas kepada tim kamu mampu memberikan keterlibatan dan alat pengukuran yang kuat untuk memastikan tim remote working melakukan seperti yang kamu harapkan.
4. Fokus pada metrik yang tepat
Ketika anggota tim kamu berada di kantor, lebih mudah bagi kamu untuk mengetahui waktu yang mereka habiskan untuk bekerja bukan? Ini lebih menantang ketika tim kamu bekerja secara remote. Seluruh elemen diperusahaan dan masing-masing pemimpin tim harus merangkul dinamika ini, dan menerima fakta bahwa ada beberapa alasan besar mengapa beberapa orang suka bekerja dari jarak jauh.
Saat memimpin tim dengan remote working, fokuslah pada metrik yang penting bagi tim kamu. Daripada mengkhawatirkan berapa banyak waktu seseorang bekerja, fokuslah pada tujuan, hasil, dan perilaku dari setiap anggota tim kamu saat bekerja secara remote. Faktor yang paling penting adalah bahwa tim yang bekerja secara remote menyelesaikan tujuannya tepat waktu, dan melakukannya secara profesional. Fokus pada apa yang sedang dicapai lebih dari Anda fokus pada berapa lama mereka menyelesaikannya.
Dengan memfokuskan pada metrik yang tepat untuk tim, nantinya kamu juga akan mampu melihat mana anggota yang memiliki karakter disiplin yang kuat dan profesional, serta mampu fokus menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai timeline yang telah disepakati bersama. Fokus kepada metrik juga akan membuat tim kamu bekerja secara efisien. Tapi kamu juga harus ingat, setelah kamu memberikan metrik yang ingin kamu capai bersama tim, kamu juga harus memberikan ekspektasi yang jelas kepada seluruh anggota tim kamu terhadap pekerjaan seluruh tim maupun individu agar tidak terjadi kebingungan dalam mengeksekusinya.
Kamu juga perlu memberitahu konsekuensi bagi setiap anggota tim yang tidak bekerja sesuai ekspektasi, agar mengingatkan mereka untuk bisa bekerja secara efektif dan efisien secara remote. Stay focused on goals, not activity.
Menjalankan tim secara remote memang pada awalnya terasa berat, apabila jika sebelumnya kamu termasuk orang yang memang selalu bekerja harus berada dikantor. Tapi memang dijaman ini, melakukan pekerjaan dari jarak jauh dengan tim kamu dan tetap membangun kultur yang baik adalah hal yang sangat sangat bisa dilakukan karena dukungan dari teknologi. Tinggal kamu membuat sistem kerja, komunikasi, dan workflow yang jelas untuk tim kamu.
Saya percaya, hal tren remote working akan menjadi semakin besar kedepan, dan kita tidak seharusnya merasa takut akan hal itu. Jika kamu melakukannya dengan benar, sangat mungkin sekali kamu akan memiliki tim kerja remote terbaik dalam hidup kamu! Tidak ada yang mustahil untuk dilakukan, hanya perlu dipelajari saja bagaimana kamu ingin menciptakan pola kerja jarak jauh bersama tim kamu.
